Det sekretessbelagda dokumentet. Foto: Emmy Norgren och Fahir Pepelar.

Det sekretessbelagda dokumentet. Foto: Emmy Norgren och Fahir Pepelar.

Sekretessbelagda personuppgifter läckte

Av Emmy Norgren och Fahir Pepelar
Med en enkel knapptryckning gick det att avslöja sekretessbelagda uppgifter i en offentlig handling. Dokumentet från Socialnämnden i Huddinge kommun innehåller en minderårigs personuppgifter och personnummer.
Enligt bestämmelserna om Lex Sarah i socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, ska:

• Anställda genast rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till den som bedriver verksamheten.
• Den som bedriver verksamheten utreda och avhjälpa eller undanröja det rapporterade missförhållandet utan dröjsmål.
• Den som bedriver verksamheten, om det visar sig att missförhållandet är allvarligt, snarast anmäla det till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Personuppgifter i en sekretessbelagd handling läcktes ut i veckan. Två reportrar på Nytt i Flempan upptäckte bristerna i rutinerna när de begärde ut en handling. I mars fick Socialtjänsten på barn- och ungdomsenheten in ett ärende från en vårdnadshavare. Dokumentet blev sekretessbelagt, vilket innebär att känslig information maskeras. Ärendet fördes in i kommunens diarium och begärdes sedan ut av Nytt i Flempan.

 

Sekretessmiss - synliga personuppgifter

 

I handlingen upptäcktes en miss i sekretessrutinerna då sekretessen med några enkla steg gick att ta bort. Detta innebar att en vårdnadshavare, minderårig och handläggarnas namn, personnummer, adress och telefonnummer gick att läsa. När vi kontaktade handläggaren som hanterade det offentliga dokumentet påstod hen att det var första gången en sekretess-maskning användes på det sättet.

 

Yvonne Kokkola är chef för individ- och familjeomsorgen och ansvarar för socialtjänsten, barn och ungdom och socialpsykiatri. Kokkola säger att hon inte haft någon kännedom om att sekretessen kan tas bort så lätt. Handläggaren berättar att i vanliga fall brukar handskrivna dokument målas över med en sekretesspenna för att sedan scannas in, då går det inte att se igenom.

 

–  Vi brukar inte göra på det här sättet, filerna brukar ligga som PDF:er inscannade.

 

"Vi har tagit det här på högsta allvar"

 

Dagen därpå upprättades en rapport om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande vid IFO-ledning, en så kallad Lex Sarah-anmälan.

 

–  Vi har tagit det här på högsta allvar och har gjort en Lex Sarah-rapport om det här. Så får det inte gå till. Vi har också tittat på vad som hade orsakat missen kring sekretessen i PDF:en. Vi har åtgärdat problemet omedelbart, säger Yvonne Kokkola.

 

Anne-Marie Sandberg som är Social- och äldreomsorgsdirektör anser att det som har hänt är mycket allvarligt och säger att de som jobbar med sekretess på Socialnämnden vet hur viktigt det är att dessa uppgifter inte läcker ut och betonar att sådant här inte får hända.

 

– Handläggaren som var ansvarig för sekretessen har vidtagit omedelbara åtgärder genom att göra en Lex-Sarah rapport. Hen har inte arbetat enligt de rutiner som finns vid handläggning av dokumentet, säger Sandberg.

 

Bättre rutiner väntas

 

Sandberg förklarar att utredningen med Lex Sarah kommer att behövas göras ordentligt för att säkerställa att Socialnämnden inte gör samma miss igen. Rutinerna för sekretessbelagda handlingar kommer att säkras ännu mer nu. Hon berättar att det allra viktigaste i denna situation är att se till att handläggaren går tillbaka till den rutinen med att istället skriva ut dokumentet och markera med sekretesspenna och sedan scanna in dokumentet. Hon avslutar med att berätta att hon utgår ifrån att det inte har läckt ut personuppgifter förut, då hon utgår från att den personen hade återkopplat till dem. Socialnämnden har inte nåtts av någon information om att det skulle ha hänt fler gånger.